5 Atividades que você precisa ter no Controle Financeiro

O Controle Financeiro é fundamental para o aumento do lucro e para a administração de todas as empresas. Um negócio que não sabe quanto está vendendo e lucrando e quanto está gastando corre dois riscos, primeiro o de não crescer e ver sua operação quebrar, e segundo a de se manter no mercado, mas ganhando muito menos do que poderia.

Muitos empresários e gestores conhecem as informações do parágrafo anterior, porém, alguns insistem em não manter as 05 Atividades Básicas do Controle Financeiro. Mas por que? Vamos a alguns motivos:

Falta de tempo: empreendedores com uma operação enxuta podem, por vezes, acumular muitas funções. Nesse cenário, muitas dessas funções podem ficar subdesenvolvidas e não terem a atenção necessária de quem as executa, neste caso, o dono da empresa. Esse não é um viés apenas dos empreendedores.

 

É cada vez mais comum as empresas enxugarem muito suas equipes, mas sem se preocupar com a automatização de alguns processos. Então analistas, assistentes, auxiliares, coordenadores e gerentes financeiros acabam sofrendo com a sobrecarga de trabalho, que só aumenta, ao passo que, às vezes, a equipe tende a diminuir.

 

Falta de processos: existem 05 Atividades Básicas do Controle Financeiro que são traduzidas em um conjunto de processos que fazem a engrenagem do negócio girar. Cada empresa faz o financeiro do seu jeito, porém é possível identificar padrões em tais atividades.

 

Para um setor financeiro funcionar bem, seus processos precisam estar bem definidos e devem ser conhecidos por quem os executa. Se isso não acontece, os funcionários tendem a executar suas atividades baseados em suas próprias demandas e gastam muito mais energia para entregar o financeiro.

 

Quando os processos não são bem definidos e/ou conhecidos, é comum que a execução das atividades seja em horários diferentes e em formatos diversos, o que compromete a fácil interpretação das informações financeiras.

 

Falta de Conhecimento Financeiro: o conhecimento para você dominar as finanças da sua empresa não é complexo. Tratam-se de 05 Atividades Básicas do Controle Financeiro. Porém, quando a área financeira é acumulada por um gestor, ou está dentro de uma empresa nova, ou quando a operação ocupa todo o tempo da sua equipe, o desconhecimento das finanças corporativas faz muita falta para a gestão da sua empresa.

 

Não conhecer conceitos de gestão financeira faz com que os gestores tenham menos controle sobre as finanças de uma empresa, assim como tenham muito mais dificuldades para fazerem o planejamento e o orçamento do negócio. E tudo isso implica no desperdício de recursos e energia.

 

Não entendimento da importância: algumas empresas conseguem sobreviver sem manterem uma gestão financeira de qualidade, porém, como citamos no início do artigo, essas empresas certamente tem uma lucratividade a quem do que poderiam.

 

Esse cenário geralmente é resultado do não entendimento da importância da gestão financeira e dos benefícios que as informações financeiras trazem para o negócio.

 

Controle Financeiro feito pela metade: outro cenário real dentro do mundo das empresas é o controle financeiro feito pela metade. Algumas empresas mantém os controles financeiros confiáveis, e isso é ótimo, porém, deixam de gerar informações importantes sobre o negócio e dessa forma desconhecem a eficiência da operação e não conseguem apurar seus resultados.

 

Dessa forma, os empreendedores e gestores ficam às cegas em relação ao lucro ou prejuízo da empresa, não conseguem traçar planos de ação para corrigir vieses operacionais e não projetam o futuro do negócio, seja em um curto prazo (dias, semanas e meses) ou no longo prazo (anos).

 

O que não é medido não é gerenciado. Essa máxima é antiga, porém se mantém atual. E o setor financeiro tem tudo a ver com mensurações e análises. Existem muitas ferramentas e técnicas de gestão financeira disponíveis, mas que ainda são pouco aplicados.

 

Ou seja, o controle financeiro é essencial, mas não é fácil. Tenha em mente que a sua gestão financeira pode ser mais do que você já faz.

 

Partindo do pressuposto de que se o seu negócio é lucrativo, mas você não controla as finanças do mesmo, seu lucro poderia ser duas ou três vezes maior. E se você está no prejuízo, o controle financeiro do seu negócio poderia fazer sua empresa sair do vermelho. Vamos falar então sobre os processos e ferramentas para uma gestão financeira de qualidade.

 

Atividades Básicas

Se você está implementando seu controle financeiro agora, entenda que você precisará controlar seu Faturamento/Vendas, Pagamentos, Conciliação Bancária, Fluxo de Caixa e Análise de Resultados. Vamos a cada um deles:

 

1 – Controle de Faturamento/Vendas – Contas a Receber

Você precisa saber quanto você vende, quanto você recebe e sua inadimplência. Mantendo esses controles você poderá agir em prol do seu negócio. A cada nova venda feita, você precisará lançá-la em uma lista, contemplando o nome do cliente, o termo de pagamento e os vencimentos. Segue um exemplo abaixo:

 

 

Observe neste exemplo que foram feitas 05 vendas no período de 01 a 12 de Agosto. Todas com o vencimento em 10 dias. Uma venda foi paga em dia (Lock Serviços). A venda para a Pisc Varejo foi paga em sua totalidade, porém, com um atraso de 07 dias.

 

Max Serviços e Intra Serv pagaram em dia e com 01 dia de atraso, respectivamente, porém, ainda devem valores à sua empresa (saldo devedor). A venda para a Eletro Comércio ainda não venceu e o cliente não fez o pagamento adiantado.

 

Partindo desse exemplo, as principais ações a serem tomadas seriam de iniciar cobranças sobre os clientes que apresentam saldos devedores, instituir juros e multas para os pagamentos em boleto para inibir os atrasos e extinguir a forma de pagamento via depósito, pois, a mesma está permitindo pagamentos parciais dos clientes. Aprofunde seu conhecimento sobre Contas a Receber aqui.

 

2 – Controle de Pagamentos – Contas a Pagar

Saber o montante de pagamentos que a sua empresa fará em um determinado período também é fundamental para a sua empresa. Esse controle irá impactar diretamente o seu fluxo de caixa. Mas como fazer esse controle? Também é necessário listar as suas compras e lançá-las. Vamos ao exemplo:

 

 

Neste exemplo, observa-se que a compra feita no Atacado MJ foi parcelada em duas vezes e uma parcela já foi paga. Observa-se também que no dia 02/08 sua empresa comprou R$ 8.151,00 que serão desembolsados entre os dias 10 e 30 de Agosto.

 

Comparando seus pagamentos com seus recebimentos, você terá muitos insights sobre a possibilidade de honrar seus compromissos e evitar custos com juros e multas.

 

 

3 – Conciliação Bancária

A Conciliação Bancária é aonde você compila as informações financeiras de um período anterior. Geralmente feita em relação ao dia que passou, a mesma é o ato de marcar como recebida uma venda ou parcela ou marcar como paga uma despesa ou custo.

 

 

 

Nos exemplos acima (Contas a Receber e Contas a Pagar) os títulos marcados como recebidos/pagos vieram da conciliação bancária. Ou seja, o responsável por essa atividade emitiu o extrato bancário do dia anterior e identificou (em 10/08) duas saídas, uma de R$ 997,00 e outra de R$ 457,00, da conta corrente da empresa e as reconheceu como os pagamentos ao Atacado MJ e ao Comércio XYZ (respectivamente).

 

Da mesma forma, em 11/08, foi identificada uma entrada de R$ 1.800,00 na conta da empresa e a mesma foi reconhecida como o recebimento da parcela 1/1 do cliente Lock Serviços. A conciliação bancária é muito importante para você manter em dia um acompanhamento da realização das suas receitas e despesas/custos. Quer saber mais detalhes sobre a Conciliação Bancária e como fazê-la da melhor forma? Clique aqui.

 

 

4 – Gestão de Fluxo de Caixa

Falamos até agora sobre o básico para a operacionalização do setor financeiro de uma empresa. Voltemos nossas atenções para a parte analítica agora.

 

Para manter o caixa da sua empresa saudável, você precisa projetar a suas entradas e saídas em uma linha do tempo, olhando para o FUTURO, com o propósito de identificar se em algum período o seu caixa estará sob stress. Vamos ao exemplo:

 

Pensando no período que estamos analisando, em Agosto, temos as seguintes receitas e despesas assumidas:

 

 

E antes das receitas e despesas serem conciliadas, poderíamos projetá-las em um relatório de fluxo de caixa da seguinte forma:

 

Assumindo um saldo inicial de R$ 3.000,00 e dadas as projeções de receitas e despesas, podemos observar que no dia 10/08 o saldo na conta estará baixo (R$ 1.546,00), pois, neste dia temos pagamentos que somam R$ 1.454,00. Porém no dia 11/08 nós temos R$ 1.800,00 de receitas projetadas que aumentam o saldo projetado para R$ 3.346,00.

 

Logo, é prudente programar os novos pagamentos a serem assumidos para depois do dia 10/08, evitando colocar o caixa sob grande stress financeiro. A análise do Fluxo de Caixa Projetado é muito importante para a programação efetiva dos seus pagamentos e para o acompanhamento dos recebimentos.

 

Ainda sobre a análise do fluxo de caixa, é fundamental atualizar o seu controle com as receitas e despesas realizadas para que a sua projeção seja cada vez mais fiel à realidade do seu negócio e lhe gere uma base histórica de informações. Aprenda a Montar um Fluxo de Caixa clicando aqui.

 

5 – Apuração de Resultados

A atividade que fecha as 05 Atividades Básicas do Controle Financeiro é a apuração de resultados. Os resultados trazem informações relevantes para o planejamento do seu negócio.

 

A ferramenta certa para você apurar seus resultados é a DRE (Demonstração de Resultado do Exercício). Nela, você visualiza todas as receitas geradas no mês contra as despesas assumidas e descobre se teve lucro ou prejuízo. Utilizando o nosso exemplo, podemos dizer que o nosso resultado foi:

 

 

Dois pontos importantes sobre a DRE

a) A DRE não compreende os pagamentos e recebimentos. A mesma reporta o que foi faturado e lançado (recebíveis e pagamentos, respectivamente). Isso é o regime de competência.

 

Então tenha em mente que você vendeu R$ 10.837,00, mas possivelmente não recebeu todo esse valor quando emitiu a DRE. O recebimento vai depender dos prazos estipulados e da inadimplência. A mesma lógica vale para os pagamentos.

 

b) Uma DRE envolve mais detalhes, além das vendas (receitas) e despesas. Então, podemos tomar como modelo a DRE abaixo:

 

Ou, entenda os detalhes da DRE neste artigo.

Empreendedor / Financeiro

Agora você já sabe quais são as 05 Atividades Básicas do Controle Financeiro você já pode gerar mais valor para o seu negócio.

 

As ferramentas descritas neste artigo são O BÁSICO e a área financeira envolve muitos outros processos, como a gestão por meio de indicadores, a análise de resultados, realocação de recursos, corte de gastos, análise de desempenho e eficiência e análise da lucratividade do negócio.

 

Porém, todas as atividades mais avançadas dependem de um processo básico funcionando.

 

Por onde começar?

Muitas empresas escolhem fazer o seu controle financeiro por ferramentas “abertas” como planilhas do excel. Apesar das mesmas serem uma excelente forma de controle, é exigido muito trabalho manual de quem opera as mesmas. São inúmeros lançamentos e com grandes chances de erros, pois, as linhas do excel são editáveis.

 

Outras empresas optam por sistemas integrados tradicionais, que garantem a segurança das informações financeiras. Porém, tais sistemas exigem certa infraestrutura tecnológica das empresas que muitas vezes representa um alto custo para a sua operação.

 

Os sistemas mais tradicionais também não costumam oferecer altos níveis de automatização dos processos financeiros, onerando também o tempo da sua equipe e consequentemente sua folha de pagamentos.

 

Logo, é oportuno procurar ferramentas 100% online, que reduzem o seu custo com infraestrutura. Dentre as opções disponíveis, procure por um sistema com um alto nível de automatização de processos financeiros, que economizem o tempo do seu time, refletindo positivamente na produtividade do seu setor financeiro.

 

O Bauner é o melhor sistema de gestão financeira para pequenas e médias empresas pois, automatiza os processos da área financeira em um ambiente online. Acesse o nosso site e conheça nossas funcionalidades que lhe ajudarão a ter um financeiro funcionando a um baixo custo e com alta produtividade.

 

Sucesso!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *